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平成29年4月6日発表 住民異動届の紛失について

ページ番号 C1023396  更新日  平成29年11月29日

記者発表

市役所本庁舎総務部市民課の課内書庫(以下「市民課内書庫」)に保管していた住民異動届が紛失していることが判明しました。経過及び今後の対応については次のとおりです。
 

判明日時

平成29年3月14日(火曜日)18時30分頃

紛失した住民異動届

平成28年8月分住民異動届 1527件

住民転居届

  1. 内容
    転入や転出など住民異動の際に届け出るものです。記載内容は、届出日や異動日、窓口に来た人の氏名、連絡先、異動する人の新旧の住所及び世帯主、本籍、筆頭者、氏名、生年月日、性別、世帯主との続柄等です。
  2. 手続き
    住民異動届は、窓口で受け付けした後、即日事務処理を行い住民票が作成されます。また、住民票作成以外の手続きにも使用しますが、あらかじめ必要部分の写しをとって手続きを行っています。
  3. 保存期間
    住民異動届は、住民基本台帳法施行令において、受理された日から1年間保存することとされていますが、本市では茅ヶ崎市行政文書管理規則に基づき、5年間保存しています。

概要及び原因

市民課内書庫に保管している平成28年度文書を市役所分庁舎文書書庫に移動させるための準備を行う中で、市民課職員が平成28年8月分の住民異動届が紛失していることに気づきました。紛失が判明した日から捜索を開始するとともに、経過をたどったところ、市民課職員が不要な文書を廃棄する作業を行った際に、本来廃棄するべきではない当該住民異動届が混在し、誤って焼却処分した可能性が高いことが推測されます。原因は、市民課内書庫の保管状況における職員の確認が不十分であったことがあげられます。

経過

平成28年11月初旬

市民課非常勤嘱託職員が、平成28年8月分の住民異動届を市民課内のファイルキャビネットから市民課内書庫に移動した。

平成28年12月6日 16時から18時

市民課職員が、12月7日に不要な文書を廃棄処分するために、市民課内書庫から隣接する市民課相談室に廃棄する文書を移動し、警備員が施錠した。

平成28年12月7日 8時頃から16時35分頃
市民課職員が警備員に市民課相談室の解錠を依頼し、環境事業センターへ公用車で2回に分けて搬送し、廃棄した。 
平成29年3月14日 18時30分頃

市民課職員が平成28年度文書を市民課内書庫から市役所分庁舎文書書庫に移動するときに、平成28年8月分の住民異動届が見当たらないことに気づいた。

平成29年3月14日から4月3日まで

市民課職員が市民課内書庫、市民課執務室内、市役所分庁舎文書書庫を捜索したが発見できなかった。

平成29年4月4日

市民課内書庫の整理ができていなかったため、平成28年8月分の住民異動届を他の廃棄する文書に混入し、誤って廃棄した可能性が高いと判断した。

住民異動届の保管について

  1. 受け付けた当月分の住民異動届を市民課内の4段のファイルキャビネットの1段目の引き出しに保管し、2段目の引き出しに前月分を、3段目の引き出しに前々月分を保管し、施錠して管理している。
  2. 月初めに3段目に保管した前々月分の住民異動届を取り出し、文書保存箱に箱詰めして側面に文書名を記入した上、市民課内書庫に保管する。その際に1段目と2段目の住民異動届をそれぞれ下段に移し替える。この作業は、市民課非常勤嘱託職員が行っている。
  3. 年度末に市民課内書庫に保管していた当該年度の住民異動届を、市役所分庁舎文書書庫に移動する。文書の移動は、市民課職員が行っている。

今後の対応

今後は、文書保管方法についてチェックシートを作成し、複数の職員でチェックし、常に保管状況を確認できる体制を整えます。また、市民課内書庫では、保管文書の種類ごとに収納スペースを分けて整理して保管するとともに、廃棄文書を明確に分けます(すでに対応済みです)。
また、廃棄処分を行う際には、搬出前に複数の職員で点検を行います。
なお、当該住民異動届は窓口で受け付け後、即日事務処理を行い、住民票が作成されており、住民票作成以外の手続きにも使用しますが、あらかじめ必要部分の写しをとっているため、事務処理上の問題はありません。

問い合わせ

総務部市民課 課長 細見明子
電話0467(82)1111内線1129

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