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平成30年1月19日記者発表 茅ヶ崎市保健所における書類の紛失について

ページ番号 C1028585  更新日  平成30年1月22日

記者発表資料

市保健所宛てに郵便で届いた書類が紛失していることが判明しました。経過及び今後の対応は次のとおりです。

概要

平成30年1月15日(月曜日)10時頃、健康増進課より医療機関Aに予防接種についての疑義照会を行ったところ、昨年12月4日に市保健所が簡易書留郵便として受け取った予防接種予診票及び請求書が無いことが判明しました。

紛失した書類

(1)予防接種予診票(以下「予診票」。)

医療機関Aで日本脳炎の予防接種を受けた市民2人分の住所、電話、氏名、性別、生年月日、日本脳炎予防接種歴、予防接種の実施に当たっての質問事項及び保護者氏名

(2)請求書

医療機関Aへの振込先金融機関情報

原因

保健所に届く簡易書留郵便物は、保健企画課が特殊文書整理簿((注))を用いて管理していますが、今回は、本整理簿への記載が行われておらず、適切に管理されていませんでした。なお、予診票及び請求書は保健企画課または健康増進課のいずれかで紛失したと推測され、外部に流出した可能性は低いと思われます。

(注)特殊文書整理簿へは、「収受月日」「収受時刻」「種類(特別便、簡易書等)」「発信者住所
氏名」「配布先(保健所のどこの課に配布したか)」「摘要(お問い合わせ番号等)」「受領者
印(配布先課かいの課長等の印)」「取扱者(配達員から直接受け取った職員の印)」を記載
しています。

経過

1月15日(月曜日)10時
健康増進課より、医療機関Aに予防接種についての疑義照会を行ったところ、平成29年12月1日に簡易書留郵便で市保健所に送ったことが判明しました。

1月15日(月曜日)11時
郵便局に確認したところ、平成29年12月4日の12時頃に、保健企画課で健康増進課宛ての簡易書留郵便を受け取ったことがわかりました。

1月15日(月曜日)13時
保健企画課の特殊文書整理簿を確認したところ、記載処理が行われていないことが判明し、予診票及び請求書の捜索を開始しました。

1月18日(木曜日)9時~10時
市保健所で予診票及び請求書を紛失したことを医療機関Aに説明し、謝罪するとともに、予診票の写し及び請求書を改めて提出いただきました。

1月18日(木曜日)11時~19時
紛失した予診票に該当する市民に連絡を行い、謝罪しました。

1月19日(金曜日)11時
現時点では予診票及び請求書は見つかっていませんが、引き続き紛失した予診票及び請求書の捜索を続けていきます。なお、個人情報の流出による被害は報告されていません。

再発防止策

日々の業務のなかで個人情報を取り扱っていることを再認識するよう、職員一人一人に注意喚起するとともに、郵便物の取り扱いについては細心の注意を払い、特殊文書整理簿への記載をはじめとした管理体制を徹底いたします。

市長コメント

このたびは、個人情報が記載された予診票及び請求書を市保健所内で紛失したことにより、関係した市民及び医療機関のみなさまにご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
書類を紛失するという事態は、市民及び関係機関のみなさまの大切な情報を取り扱う立場である市の職員としてあってはならないことであります。このようなことが起きないよう再発防止を徹底してまいります。

問い合わせ

保健所保健企画課 課長 小島 敦
電 話 0467(85)1171内線1109
保健所健康増進課 課長 前田 典康
電 話 0467(85)1171内線3109
 

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